Der Kunde kommt, der Kaffee steht bereit, und dann liegen auf dem Tisch noch die Tassen vom Vormittag, auf dem Whiteboard steht der Plan von gestern und der Raum riecht nach der letzten Runde. Wer einen Besprechungsraum reinigen will, möchte genau das verhindern. Der Raum ist die Visitenkarte des Büros: Hier sitzen Menschen, die nicht jeden Tag da sind und die sich in wenigen Minuten ein Bild machen.
Dieser Ratgeber von Glanz & Glimmer aus Iggensbach im Landkreis Deggendorf liefert einen klaren Ablauf: was einen Besprechungsraum vom übrigen Büro unterscheidet, in welcher Reihenfolge ein Raum vor einem Kundentermin hergerichtet wird, wie Tafel, Technik und Kabel behandelt werden und wie Sie Zuständigkeiten so festlegen, dass der Raum nicht zwischen den Stühlen landet.
- Ein Besprechungsraum wird rund um Termine hergerichtet, nicht nur nach festem Plan
- Die Reihenfolge lautet von oben nach unten, vom Lüften bis zum Boden
- Bei Tafel und Technik zuerst die Pflegeanleitung prüfen und die Zuständigkeit klären
- Eine Checkliste an der Tür macht jeden im Team zum Mitwisser
Was einen Besprechungsraum vom normalen Büro unterscheidet
Der Besprechungsraum wird anders genutzt als ein Arbeitsplatz: Er steht oft leer und ist dann für ein paar Stunden voll belegt, mit wechselnden Gästen, die Tassen, Unterlagen und Stifte hinterlassen. Dadurch entsteht der Schmutz in Schüben. Ein fester Plan, der jeden Abend dieselben Handgriffe vorsieht, passt dazu nur halb: An Tagen ohne Termin ist der Raum schnell erledigt, nach einem Workshop mit vielen Teilnehmern braucht er mehr.
Dazu kommt der Anspruch. Im Großraumbüro sehen Kollegen über einen Fleck am Schreibtisch hinweg. Im Besprechungsraum sitzen Kunden, Bewerber oder Geschäftspartner, und für sie zählt der erste Eindruck. Ein klebriger Tisch, Fingerabdrücke auf der Glasfläche oder eine verschmierte Tafel fallen auf, weil niemand sonst im Raum abgelenkt ist.
Ein Besprechungsraum ist am ehesten sauber, wenn jemand dafür zuständig ist. Fehlt die Zuständigkeit, räumt jeder ein bisschen auf und niemand wischt den Tisch ab. Legen Sie fest, wer nach dem Termin den Raum zurücksetzt und wer vor Kundenterminen nachsieht.
Die Reihenfolge vor dem Kundentermin: von oben nach unten
Wer von oben nach unten arbeitet, muss nichts zweimal machen: Was beim Abwischen der oberen Flächen herunterfällt, landet später im Boden und wird dort mit erledigt. Die folgende Reihenfolge lässt sich als Checkliste ausdrucken und an die Tür hängen.
- Fenster öffnen und lüften. Frische Luft zuerst, damit der Raum währenddessen auslüften kann.
- Geschirr, Flaschen und Abfall raus. Tassen, Gläser, Servietten und Papierreste verlassen den Raum, der Papierkorb wird geleert.
- Tafel und Flipchart zurücksetzen. Alte Notizen löschen, Stifte in die Ablage, Pflegeanleitung der Tafel beachten.
- Ablagen, Fensterbank und Regale abwischen. Alles, was auf Augenhöhe liegt, kommt vor dem Tisch.
- Tischplatte abwischen. Mit einem sauberen, leicht feuchten Tuch, danach trocken nachwischen, damit keine Streifen bleiben.
- Stühle abwischen und geradestellen. Lehnen, Armlehnen und Sitzflächen, dann gleichmäßig an den Tisch rücken.
- Türgriff, Lichtschalter und Fernbedienung abwischen. Das sind die Flächen, die jeder Gast zuerst berührt.
- Boden saugen oder wischen. Zum Schluss, auch unter dem Tisch und dort, wo die Stühle stehen.
- Letzter Blick vom Eingang aus. Der Raum wirkt so, wie der Gast ihn zuerst sieht.
Der Boden unter dem Tisch wird gern vergessen. Krümel von Keksen, Kaffeetropfen und Papierfetzen sammeln sich dort, wo die Füße der Gäste stehen. Beim Saugen oder Wischen müssen die Stühle beiseitegerückt werden, und das klappt nur, wenn niemand Taschen und Jacken im Weg stehen lässt.
Tisch, Stühle und Kontaktflächen im Fokus
Besondere Aufmerksamkeit verdienen die Flächen, die Gäste berühren: Tischplatte, Stuhllehnen, Türgriff, Lichtschalter, Fernbedienung und die Ablagen an der Wand. Sie sehen am schnellsten benutzt aus und fassen sich am unangenehmsten an, wenn sie klebrig sind.
Stühle mit Stoffbezug verzeihen weniger als eine glatte Platte. Flecken sollten früh behandelt werden, bevor sie einziehen. Wie sich Polster, Rollen und Gestelle pflegen lassen, beschreibt der Ratgeber Bürostühle und Büromöbel reinigen. Welche Kontaktflächen im Büro regelmäßig Aufmerksamkeit brauchen, steht im Beitrag Kontaktflächen im Büro reinigen.
Whiteboard, Beamerlinse und Displays ohne Kratzer
Bei Tafel, Optik und Bildschirmen gilt: erst die Pflegeanleitung des jeweiligen Geräts lesen, dann reinigen. Prüfen Sie vor dem Reinigen, was dort steht, und klären Sie mit der IT oder der Haustechnik, wer welches Gerät übernimmt. Wenn keine Anleitung vorliegt, testen Sie an einer kleinen, unauffälligen Stelle.
Vor dem Reinigen die Pflegeanleitung prüfen und an einer kleinen Stelle testen. Nach jedem Termin löschen, damit alte Notizen nicht den nächsten Gast begrüßen.
Vor dem Reinigen von Linse, Bildschirm und Bedienflächen die Pflegeanleitung des Geräts prüfen. Ohne klare Anleitung die IT fragen.
Glatte Platten, Holz und Stoff sind verschieden. Prüfen Sie, welche Oberfläche Ihr Tisch hat, bevor Sie ein neues Mittel einsetzen.
Legen Sie fest, wann der Raum frei ist und wer ihn auf- und abschließt, damit niemand vor einer verschlossenen Tür steht.
Praktisch heißt das: Das Whiteboard wird nach dem Termin von den Nutzern gelöscht. Stifte und Löscher gehören in die Stiftablage und nicht auf den Tisch. Bei der Beamerlinse und bei Displays legen Sie vorab fest, wer sie anfasst und wer die IT fragt.
Kabelsalat und Steckdosenleisten im Blick
Kabel und Steckdosenleisten liegen oft unter dem Tisch, hängen an der Wand oder verlaufen durch Kabelkanäle. Stimmen Sie die Technik deshalb vorher selbst ab: Welche Geräte hängen an welcher Leiste, und wer darf etwas abstecken? Das klären Sie am besten mit der IT oder der Haustechnik.
Wer dauerhaft ein sauberes Bild möchte, lässt Kabel in Kanälen führen, statt sie quer über den Boden zu legen. Dann kann gesaugt und gewischt werden, ohne dass jemand darüber stolpert. Lose Kabel und staubige Leisten sollten auffallen und gemeldet werden, am besten über einen Vermerk auf der Checkliste.
Raumluft vor dem Kundentermin
Vor einem Termin hilft frische Luft: Fenster öffnen, durchlüften und den Raum erst dann herrichten. Ein Raum, in dem der ganze Vormittag eine Runde nach der anderen saß, riecht nach Kaffee, Kleidung und geschlossenen Türen. Frische Luft ist der erste Schritt der Checkliste und gehört an den Anfang.
Fenster öffnen, Abfall und Geschirr raus, Tisch abwischen. Ein kurzer, bewusster Rundgang bringt viel.
Tassen und Flaschen entfernen, Papierkorb leeren, Tafel löschen, Stühle zurechtrücken. Dann ist der Raum für die nächste Runde vorbereitet.
Wie sich Sauberkeit im Büro über das Jahr organisieren lässt, zeigt der Ratgeber Bürohygiene in der Erkältungssaison.
Zuständigkeiten klären: Wer macht was?
Die Aufteilung zwischen Gastgebern, Teilnehmern und Büroreinigung sollte schriftlich stehen, auch wenn sie einfach ist. Die Tabelle zeigt einen Vorschlag, den Sie für Ihr Büro anpassen können. Mehr zum Thema Büroreinigung finden Sie auf der Seite Büroreinigung.
| Zeitpunkt | Was ansteht | Vorschlag für die Zuständigkeit |
|---|---|---|
| Vor dem Kundentermin | Lüften, Tisch abwischen, Geschirr raus, Tafel löschen | Gastgeber oder benannte Person |
| Direkt nach dem Termin | Raum zurücksetzen, Abfall, Tassen und Flaschen entfernen | Teilnehmer |
| Im festen Turnus | Boden, Tischplatte, Stühle, Türgriffe, Ablagen | Nach Absprache mit der Büroreinigung |
| Technik und Kabel | Beamerlinse, Displays, Steckdosenleisten | IT oder Haustechnik, Anleitung des Geräts beachten |
Zum Thema Büroreinigung insgesamt lesen Sie auch den Beitrag Büroreinigung im Überblick.
Checkliste für Mitarbeiter: kurz, sichtbar, abhakbar
Eine Checkliste funktioniert, wenn sie kurz ist und dort hängt, wo man sie braucht. Drei Dinge machen sie wirksam:
- Sichtbar: an der Innenseite der Tür oder neben der Tafel, nicht in einem Ordner
- Abhakbar: jeder Punkt eine Zeile, am Ende Datum und Kürzel der Person, die den Raum zuletzt übergeben hat
- Mit Meldeweg: ein Hinweis, wohin man sich wendet, wenn etwas kaputt ist, etwa ein loses Kabel oder ein Fleck, der nicht weggeht
Vertrauliche Unterlagen gehören nach dem Termin eingepackt, bevor der Raum freigegeben wird, und die Tafel wird gelöscht. Was dabei im Büro zu bedenken ist, behandelt der Beitrag Datenschutz bei der Büroreinigung.
Angebot für Ihren Besprechungsraum
Wenn Sie den Besprechungsraum von Glanz & Glimmer reinigen lassen möchten, nennen Sie uns Größe, Ausstattung und die Zeiten, zu denen der Raum frei ist. Nach einer kurzen Besichtigung gibt es einen Festpreis, das Angebot ist kostenlos und unverbindlich. Glanz & Glimmer ist vollversichert. Weitere Informationen finden Sie unter Gebäudereinigung Deggendorf.
Häufige Fragen zum Besprechungsraum
Wann sollte der Besprechungsraum vor einem Kundentermin gereinigt werden?+
Wie reinigt man ein Whiteboard ohne Kratzer?+
Darf ich die Linse eines Beamers selbst abwischen?+
Wer ist für den Besprechungsraum zuständig?+
Bekomme ich für die Reinigung einen Festpreis?+
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