Drei Angebote liegen auf dem Tisch, und sie sind nicht vergleichbar. Das erste rechnet mit Stunden pro Woche, das zweite mit Quadratmetern, das dritte nennt eine Monatspauschale ohne Aufschlüsselung. Beim Glas steht einmal vierteljährlich, einmal nach Bedarf und einmal gar nichts. Wer hier eine Entscheidung treffen soll, entscheidet am Ende nach der Zahl unten rechts und wundert sich ein halbes Jahr später, warum die Sanitärbereiche nicht mehr passen.
Der Grund liegt fast nie bei den Anbietern. Er liegt in der Ausschreibung. Ohne ein Leistungsverzeichnis, das beschreibt, welche Fläche in welchem Zustand in welchem Turnus zu übergeben ist, kalkuliert jeder Betrieb auf Basis eigener Annahmen, und die Angebote messen unterschiedliche Dinge. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie als Verwaltung, Einkauf oder Betriebsleitung ein Leistungsverzeichnis aufbauen, das Angebote vergleichbar macht und im Alltag als Maßstab trägt.
- Das Raumbuch ist die Grundlage: jeder Raum mit Fläche, Belag und Nutzungsart, sonst schätzt jeder Anbieter anders
- Leistungen statt Stunden ausschreiben: Wer Stunden kauft, kauft Anwesenheit, kein Ergebnis
- Der Turnus folgt der Nutzung, nicht der Quadratmeterzahl: Sanitär und Eingang brauchen mehr als das Archiv
- Periodische Leistungen wie Glas, Grundreinigung und Heizkörper brauchen eine eigene Zeile, sonst fallen sie unter den Tisch
- Qualität wird über beschreibbare Zustände messbar, nicht über das Wort sauber
Was ein Leistungsverzeichnis leistet
Ein Leistungsverzeichnis erfüllt drei Aufgaben gleichzeitig. Es macht Angebote vergleichbar, weil alle Anbieter denselben Umfang kalkulieren. Es wird nach der Vergabe zur Anlage des Vertrags und damit zum Maßstab, an dem sich die Leistung messen lässt. Und es ist die Arbeitsgrundlage für die Reinigungskräfte vor Ort, weil daraus der Reinigungsplan entsteht, nach dem tatsächlich gearbeitet wird.
Diese Dreifachfunktion erklärt, warum ein gutes Verzeichnis weder eine Wunschliste noch ein Vertragstext ist. Es beschreibt Sachverhalte, keine Absichten. Jede Zeile beantwortet idealerweise vier Fragen: Welche Fläche? Welche Leistung? Wie oft? In welchem Zustand zu übergeben? Was diese vier Fragen nicht beantworten, gehört in die Rahmenbedingungen, nicht in die Leistungszeilen.
Der häufigste Denkfehler ist, das Leistungsverzeichnis für eine Formsache zu halten, die man erst bei größeren Objekten braucht. Tatsächlich zahlt es sich schon bei einem einzelnen Bürogebäude aus, weil es die Diskussionen vorwegnimmt, die sonst nach dem dritten Monat beginnen. Wie aus dem Verzeichnis anschließend der Arbeitsplan für den Alltag wird, zeigt der Beitrag Reinigungsplan erstellen.
Wenn ein Anbieter auf ein sauberes Leistungsverzeichnis mit einer einzigen Pauschalzahl ohne Aufschlüsselung antwortet, ist das kein Zeichen von Schlankheit. Es bedeutet, dass er sich die Freiheit erhalten will, den Umfang später nach eigener Auslastung zu interpretieren.
Das Raumbuch als Grundlage
Am Anfang steht ein Rundgang durch jeden einzelnen Raum, nicht ein Blick in den Grundriss. Der Grundriss liefert die Quadratmeter, der Rundgang liefert alles andere: welcher Belag tatsächlich liegt, wie viele Sanitärobjekte vorhanden sind, wo Glasflächen bis zum Boden gehen, welche Bereiche nur mit Leiter oder Schlüssel erreichbar sind.
Pro Raum werden fünf Angaben festgehalten: Bezeichnung oder Raumnummer, Nutzungsart, Quadratmeter, Bodenbelag und Besonderheiten. Die Nutzungsart ist dabei wichtiger, als sie aussieht, denn sie bestimmt später den Turnus. Ein Besprechungsraum mit täglicher Belegung und ein baugleicher Raum, der zweimal im Monat genutzt wird, haben dieselbe Fläche und einen völlig unterschiedlichen Reinigungsbedarf.
Anschließend werden die Räume zu Zonen zusammengefasst, die denselben Turnus teilen. Typisch sind Eingang und Verkehrsflächen, Büro- und Arbeitsräume, Sanitärbereiche, Teeküchen und Sozialräume sowie Nebenflächen wie Lager, Technik und Archiv. Diese Gruppierung reduziert ein zwanzigseitiges Raumbuch auf fünf gut verhandelbare Blöcke, ohne Information zu verlieren.
Leistungen beschreiben statt Stunden
Wer Stunden ausschreibt, kauft Anwesenheit. Wer Leistungen ausschreibt, kauft ein Ergebnis. Der Unterschied wird erst im Konfliktfall sichtbar, dafür dann umso deutlicher: Bei einer Stundenvorgabe hat der Dienstleister geliefert, sobald jemand die vereinbarte Zeit im Haus war. Ob die Sanitärbereiche in dieser Zeit drankamen, ist dann Auslegungssache.
Leistungsbezogen formuliert heißt das: nicht zwei Stunden täglich, sondern Böden der Zone Verkehrsflächen täglich feucht reinigen, Sanitärobjekte täglich reinigen und desinfizieren, Papierkörbe täglich leeren und Beutel wechseln. Der Dienstleister kalkuliert daraus seinen Zeitbedarf selbst, und genau das ist sein Job. Sie behalten den Maßstab.
Bewährt hat sich eine Gliederung nach Flächenarten, weil sie verhindert, dass etwas vergessen wird. Vier Kategorien decken den weit überwiegenden Teil ab.
Bodenflächen
Kehren, saugen, feucht wischen, maschinell reinigen. Je Belag unterschiedlich, deshalb gehört die Belagsart aus dem Raumbuch in dieselbe Zeile.
Mobiliar und Inventar
Schreibtische, Ablagen, Griffe, Lichtschalter, Geländer. Hier entscheidet die Festlegung, ob nur freie Flächen oder auch belegte Flächen gemeint sind.
Sanitärbereiche
Objekte reinigen und desinfizieren, Spiegel und Armaturen, Verbrauchsmaterial auffüllen. Zuständigkeit für Nachschub ausdrücklich klären.
Glas und Rahmen
Innenliegende Glastüren und Trennwände laufen oft mit, Fensterflächen dagegen fast immer periodisch. Beides gehört getrennt aufgeführt.
Ein Detail, an dem regelmäßig Streit entsteht: belegte Schreibtischflächen. Halten Sie ausdrücklich fest, dass nur freigeräumte Flächen gereinigt werden und Unterlagen nicht verschoben werden. Das schützt beide Seiten und ist zugleich die Grundlage jeder ernsthaften Regelung zum Datenschutz bei der Büroreinigung.
Turnus und periodische Arbeiten
Der Turnus folgt der Nutzung, nicht der Fläche. Ein wenig genutzter Besprechungsraum von vierzig Quadratmetern braucht weniger als ein Sanitärbereich von acht. Die Fläche bestimmt den Aufwand pro Durchgang, die Nutzung bestimmt, wie viele Durchgänge nötig sind. Wer beides vermischt, kalkuliert an der Realität vorbei.
| Zone | Typischer Turnus | Ausschlaggebender Faktor |
|---|---|---|
| Eingang und Verkehrsflächen | täglich | Publikumsverkehr, Witterung, Schmutzeintrag von außen |
| Sanitärbereiche | täglich, bei hoher Frequenz mehrfach | Zahl der Nutzer je Objekt, nicht die Raumgröße |
| Büro und Arbeitsräume | zwei bis fünf Mal pro Woche | Belegungsgrad, Anteil Homeoffice, Teeküche im Raum |
| Teeküche und Sozialraum | täglich | Lebensmittel im Spiel, deshalb unabhängig von der Fläche |
| Lager, Technik, Archiv | wöchentlich bis monatlich | seltene Begehung, geringer Schmutzeintrag |
| Glasflächen außen | periodisch, meist quartalsweise | Lage, Wetterseite, Repräsentationsanspruch |
Der zweite Block sind die periodischen Leistungen. Sie laufen nicht im täglichen Rhythmus mit und verschwinden deshalb in vielen Verzeichnissen zwischen den Zeilen: Fenster- und Rahmenreinigung, Grundreinigung der Böden mit Neuversiegelung, Heizkörperreinigung vor der Heizperiode, Lampen und Leuchten, Jalousien, Teppichreinigung. Jede dieser Leistungen braucht eine eigene Zeile mit eigenem Intervall, sonst wird sie später als Zusatzauftrag behandelt, obwohl alle Beteiligten sie für inbegriffen hielten.
Halten Sie für periodische Leistungen zusätzlich fest, wann im Jahr sie stattfinden sollen. Eine Grundreinigung in Schulen gehört in die Ferien, eine Heizkörperreinigung vor den ersten Frost, eine Glasreinigung nicht in die Pollenwoche. Diese Abstimmung kostet in der Planung fünf Minuten und spart im Betrieb einen halben Tag. Wie das in Schulgebäuden konkret aussieht, beschreibt unser Beitrag zur Schulreinigung in Bayern.
Qualität messbar festhalten
Das Wort sauber ist kein Maßstab, weil es jeder anders versteht. Messbar wird Qualität erst über beschreibbare Zustände. Statt Böden sauber reinigen steht im Verzeichnis, dass die Fläche nach der Reinigung frei von losem Schmutz, Flecken und sichtbaren Rückständen zu übergeben ist. Das klingt umständlich und ist der Unterschied zwischen einer einforderbaren Leistung und einem Gefühl.
Für Schulgebäude gibt die DIN 77400 eine anerkannte Orientierung, wie Leistungsbeschreibung und Qualitätsanforderungen strukturiert werden. Auch wenn Ihr Objekt keine Schule ist, lohnt der Blick hinein, weil die Systematik auf andere Gebäudearten übertragbar ist.
Dazu gehören drei organisatorische Festlegungen, die zusammen mehr bewirken als jede Formulierungskunst: ein benannter Ansprechpartner auf beiden Seiten, ein vereinbartes Kontrollverfahren mit festem Rhythmus, und eine Frist für die Nacharbeit nach einer Beanstandung. Ohne diese drei Punkte landet jede Beschwerde im persönlichen Ton, statt im vereinbarten Verfahren. Wie eine solche Kontrolle in der Praxis abläuft, zeigt der Beitrag zur Qualitätskontrolle bei der Reinigungsfirma.
Typische Fehler in Ausschreibungen
Vier Fehler tauchen in fast jeder unvollständigen Ausschreibung auf, und alle vier führen zu demselben Ergebnis: Angebote, die sich nicht vergleichen lassen, und ein Betrieb, der später nachverhandeln muss.
Flächen geschätzt statt gemessen
Runde Zahlen aus dem Gedächtnis rächen sich doppelt: Die Kalkulation stimmt nicht, und bei Abweichungen fehlt die Basis für eine Anpassung.
Periodisches unter den Tisch gefallen
Glas, Grundreinigung und Heizkörper ohne eigene Zeile werden später zum Zusatzauftrag. Das ist der häufigste Grund für unerwartete Rechnungen.
Nur nach der Endsumme entschieden
Wenn zwei Angebote unterschiedlichen Umfang enthalten, ist die kleinere Zahl keine Ersparnis, sondern eine kürzere Liste.
Rahmenbedingungen vergessen
Zugangszeiten, Schlüsselregelung, Materialgestellung, Strom und Wasser, Abstellraum. Wer das offen lässt, klärt es beim ersten Einsatz unter Zeitdruck.
Zum Schluss gehören Laufzeit und Kündigung ins Verzeichnis oder in den Vertrag, der darauf aufbaut. Üblich sind ein bis zwei Jahre Laufzeit mit anschließender Verlängerung und eine Kündigungsfrist von ein bis drei Monaten zum Monats- oder Quartalsende. Regeln Sie außerdem die Übergabe am Vertragsende: Schlüsselrückgabe, Zustand der Räume und eine Überlappung, damit beim Wechsel keine Reinigungslücke entsteht. Worauf es beim Anbieterwechsel sonst noch ankommt, steht im Ratgeber Reinigungsfirma wechseln.
Häufige Fragen zum Leistungsverzeichnis
Was gehört in ein Leistungsverzeichnis?+
Warum Leistungen statt Stunden ausschreiben?+
Was ist ein Raumbuch?+
Wie macht man Reinigungsqualität messbar?+
Wie lange sollte ein Reinigungsvertrag laufen?+
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Wir messen und erfassen vor Ort statt zu schätzen. Belagsarten, Sanitärobjekte und Glasflächen kommen aus der Begehung, nicht aus dem Grundriss.
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Glas, Grundreinigung, Heizkörper und Jalousien stehen mit eigenem Intervall im Angebot, nicht als späterer Zusatzauftrag.
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